Een schat aan historische informatie voor de eeuwigheid ontsloten

Maar weinig Groningers kennen het bedrijf van Erik de Ree. Toch heeft vrijwel iedereen wel eens te maken gehad met zijn software. Tijdens een speurtocht in de Groninger Archieven, op zoek naar een bouwdossier bijvoorbeeld. Of bij het zoeken naar informatie over voorouders in genealogische bronnen. Dankzij de archiveringssoftware van DE REE archiefsystemen zijn talloze historische archieven in Nederland helder in kaart gebracht en toegankelijk gemaakt.

Vijftien jaar geleden heette het bedrijf van Erik de Ree nog DE REE intermediairs. Via een opdracht bij de Centrale archief selectiedienst, ontdekte De Ree dat de overheid moeite had met het archiveringprogramma dat ze beheerden. 'Ze stonden op het punt het af te schaffen. Tot ik ze vroeg of ik dat programma niet kon overnemen. Uiteraard met de belofte het ten behoeve van de gebruikers netjes te beheren.'

En zo geschiedde. De Ree veranderde zijn bedrijfsnaam in DE REE archiefsystemen en verlegde zijn focus naar archiefdiensten. Deze volgen een standaard waarbij hun collecties hiërarchisch beschreven worden. Denk aan de boomstructuur: een paar grove indelingen, met subindelingen die steeds specifieker worden. 'Op die indeling hebben wij ons in het begin gefocust. We hebben de programmatuur ontwikkeld en die steeds verbeterd.' En zo groeide DE REE archiefsystemen uit tot een speler van formaat.

Natuurlijk is DE REE archiefsystemen niet de enige speler op de markt. 'Maar onze kracht is dat wij het als enige in het land echt goed doen. Dat klinkt eigenwijs, maar dat is wel zo', zegt De Ree. 'Waar ik heel erg trots op ben, is dat we nooit een project hebben laten mislukken. Als we iets starten wordt het afgemaakt. Ik weet dat dat elders niet altijd gebeurt.'

Zoeken in alle archieven
Eén van de eerste dingen die De Ree deed, is een website beginnen: www.archieven.nl. Een portal met de mogelijkheid om te zoeken in alle archieven die het bedrijf had ontsloten. In het begin zat daar nog niets in, maar de portal vulde zich snel. 'Ik kon klanten goed uitleggen wat het voordeel was van een online database. Je kunt eenvoudig verwijzingen aanbrengen, het beheer is makkelijker en je verliest geen informatie bij conversie naar een ander bestandtype.'

De eerste klanten getuigden van moed door mijn verhaal serieus te nemen, stelt De Ree. 'Het was puur een verhaal dat je geloven moest.' Vergelijkingsmateriaal was er nog niet. Gelukkig bleek al snel dat De Ree een vooruitziende blik had. Die eerste conversies verliepen succesvol en van de ene klant kwam de andere. 'Inmiddels hebben we ruim 30.000 conversies gedaan.' De portal archieven.nl is na al die jaren dan ook rijk gevuld. Er is een schat aan informatie te vinden voor iedereen die zich interesseert in historisch onderzoek.

Toename effectiviteit
Veel archiefdiensten hadden grote studiezalen. Daar kwamen vroeger drie keer zoveel mensen als nu', aldus De Ree. 'Maar de bezoekers die er komen, vragen drie keer zoveel informatie aan.' De effectiviteit is enorm toegenomen. Met name omdat bezoekers via de database van archieven.nl precies weten wat ze waar kunnen vinden. Ze kunnen dus meteen aan het werk. Inmiddels verwerkt de database op archieven.nl zo'n 36 miljoen zoekvragen per jaar De Ree: 'De pay off van de website is niet voor niets: historisch onderzoek begint hier.'

Al sinds de start van het bedrijf doet De Ree zaken met Hut & Co Registeraccountants. Eerst met Bert Jan Vermeulen, nu vooral met Ingrid Hazenberg. 'In de begintijd was het voor mij vooral een administratiekantoor, waarbij Vermeulen advies gaf dat bij een startende ondernemer paste. Tegenwoordig spelen ze veel meer een adviserende rol. Bijvoorbeeld met betrekking tot subsidiezaken. Het scheelt enorm in de overdracht als de mensen die je administratie beheren ook subsidieaanvragen voor je regelen. De boekhouding doen we sinds een paar jaar weer zelf. De dienstverlening van Hut & Co is daarmee hoogwaardiger geworden.'

Ingrid is een prettig contactpersoon, vindt De Ree. 'Ze heeft veel belangstelling voor het reilen en zijlen van het bedrijf. Een accountant moet geen boekhouder zijn. Bij een bedrijf als dit gaat het meer om de controlerende functie. En ik vind dat Ingrid erg goed meedenkt.'

DE REE archiefsystemen b.v.
Lijnbaanstraat 2, Groningen
www.de-ree.nl
www.archieven.nl