De mogelijkheden van een digitale werkomgeving zijn enorm
Snelheid wordt steeds belangrijker bij kennisuitwisseling. Zeker in het bedrijfsleven. De notulen van een belangrijke bijeenkomst verstuur je niet meer per post, maar per e-mail aan de betrokkenen. Of nog efficiënter: je plaatst ze in een digitale projectomgeving. Het Harense bedrijf Metaware is specialist in dit soort samenwerkingssoftware. Ideaal voor elk bedrijf dat de bedrijfsprocessen graag zo efficiënt mogelijk inricht. En welk bedrijf wil dat nou niet?
'Werken en contacten leggen via het internet is steeds normaler', merkt Ad Voets, eigenaar van Metaware. 'Waarom zou je wachten tot je de volgende dag kunt bellen, als je diezelfde avond al een mailtje kunt sturen met je vraag of verzoek?' Bij Metaware combineert Voets al bijna vijftien jaar de kennis van bedrijfsprocessen met de kracht van informatietechnologie. 'Ons basisproduct is het delen van informatie en kennis; het realiseren van workflow processen, webapplicaties en het introduceren van innovatieve systemen.'
Websites met portalfunctie
Websites bouwen doet Metaware ook. 'Maar dan wel websites die meer zijn dan een digitale folder', benadrukt Voets. 'We ontwikkelen websites waarin de samenwerkingssoftware verwerkt is. Geen veredeld visitekaartje, maar een website met een portal- of chatfunctie. Zo heeft een reisbureau geen fysiek kantoor meer nodig, maar kan alles online worden geregeld. De 'voorkant' van de site is voor acquisitie, terwijl aan de 'achterkant' tal van nieuwe mogelijkheden worden toegepast.
Horizontale markt
Metaware ging veertien jaar geleden van start. Vanaf het eerste begin waren ze al succesvol. Op basis van het bedrijfsplan kregen de vier starters een subsidie van de Noordelijke Ontwikkelingsmaatschappij (NOM). Terecht, zo bleek al snel. Al vanaf het begin werd de expertise van Metaware ingeschakeld door een breed scala aan bedrijven. Voets: 'Het is een horizontale markt. We werken voor grote industrieën met competence centra van Nederland tot Singapore, maar ook voor het mkb hebben we een heel scala aan oplossingen.'
Standard Business Reporting
Ook Hut & Co. loopt graag voorop als het gaat om nieuwe ontwikkelingen. Zo begeleidt Metaware een nieuwe stap op weg naar digitalisering. Vanaf 1012 wordt door verschillende instanties geëist dat informatie en aangiften digitaal worden aangeleverd in een specifiek formaat: Standard Business Reporting (SBR). Denk bijvoorbeeld aan de Kamer van Koophandel, CBS en de Belastingdienst. Metaware realiseert voor Hut & Co. de digitale werkomgeving die daarbij komt kijken.
Grotere efficiëntie
De voordelen zijn legio, volgens Voets. 'Nu worden op basis van het financiële systeem documenten opgeleverd, waarvan vervolgens een aangifte wordt gemaakt die weer naar de ondernemer wordt gestuurd om te controleren en te voorzien van een handtekening. In dat proces gaat ontzettend veel tijd zitten. Zeker als daar nog een correctieronde tussen komt. En dan heb ik het nog niet eens over de ongelofelijke hoeveelheid papier die het kost. Door over te stappen naar SBR vergroot je de efficiëntie enorm.'
Sneller en overzichtelijker
Dit heeft ook voor de klanten van Hut en Co. enorme voordelen. Zo is op elk moment in het proces duidelijk wat de status van een document is. Voets: 'Als een jaarrekening in concept klaar is, kunnen ze deze online zetten op de - uiteraard zeer goed beveiligde - portalomgeving. De klant krijgt automatisch een notificatiemailtje en kan direct inloggen om de stukken te controleren en te voorzien van een digitale handtekening. Een stuk sneller dus. En overzichtelijker. In één oogopslag is duidelijk welke partij de volgende stap moet nemen en welke stukken al zijn ingediend of behandeld.'
Vloeiende workflow
'De mogelijkheden van een digitale werkomgeving zijn enorm', zegt Voets niet zonder trots. 'We schuiven als het ware een nieuw systeem over het oude om het te optimaliseren.' Natuurlijk zit daar meer achter dan alleen techniek. Daarom is ook dienstverlening een belangrijk onderdeel bij Metaware. Daarbij is het volgens Voets een voordeel dat hij zelf (ook) mkb'er is. 'Ik kan me goed voorstellen wat de problematiek is, zodat we stappen vooruit kunnen denken. Ons uitgangspunt is dat je als ondernemer zoveel mogelijk met je eigen business aan de slag wilt. De workflow moet dus zo vloeiend mogelijk zijn.'
Metaware
Rijkstraatweg 239, Haren
http://www.metaware.nl/