Klachtenregeling

Wij hechten veel waarde aan tevreden relaties en we werken daarom continue aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en/of misverstanden ontstaan. Mocht er ontevredenheid bestaan over één van onze medewerkers, over onze dienstverlening of ander aspect van onze organisatie, dan verzoeken wij u om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Wij nemen uw opmerkingen serieus en indien gewenst, zoeken we samen met u naar een passende oplossing.

In eerste instantie verzoeken wij u telefonisch contact op te nemen als u een klacht heeft. Onze voorkeur gaat er naar uit dat degene wie de klacht betreft dit telefonisch met u probeert op te lossen. Mocht dit niet tot het gewenste resultaat leiden of zijn er redenen waarom u niet rechtstreeks met de contactpersoon contact wil opnemen, dan kunt u contact opnemen met onze beleidsbepaler Sjoerd van der Molen RA. Wanneer het zijn functioneren betreft kunt u contact opnemen met Ingrid Kempen RA.

Als de klacht niet via (telefonisch) overleg opgelost kan worden, dan kunt u een formele, schriftelijke klacht indienen. Dit kan middels het sturen van een email naar info@hutco.nl, waarbij in ieder geval de volgende informatie is opgenomen:

Aard en omvang van het probleem, wat en/of wie betreft het, hoe lang speelt het al, heeft het zich één of meerdere keren voorgedaan, heeft u zelf al een idee voor een mogelijke oplossing, heeft u al telefonisch contact gehad over de klacht en zo ja wat is daar uit gekomen?

Na ontvangst van uw mail ontvangt u van ons een bevestiging en wordt de klacht in behandeling genomen. Het streven is om in overleg met u en eventuele andere betrokkenen tot een oplossing te komen. Lukt het niet om binnen enkele werkdagen inhoudelijk te reageren, dan zullen wij contact met u opnemen over het vervolg van de procedure. Ook kan het zijn dat wij u om een nadere toelichting en/of verdere informatie vragen. De doelstelling is om een schriftelijke klacht in ieder geval binnen 3 weken af te handelen. Mocht dit niet haalbaar zijn dan zullen wij dat laten weten. Na afronding van de procedure zullen wij een schriftelijke bevestiging van de uitkomst aan u verstrekken.

Mede in verband met de beroepsregels leggen wij alle aspecten van de afhandeling van de klacht vast. Uiteraard wordt hierbij zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie om gegaan. In sommige situaties kan het nodig zijn om extern advies in te winnen bij professionele, onafhankelijke organisaties. Na het indienen van een schriftelijke klacht zullen wij daarom uw toestemming vragen om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen.